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Procedimientos de Regencia

Requisitos para recibir trámite de Autorización y Registro de Regencia Farmacéutica (DF-0101-A) en el Departamento de Fiscalía

 
 

Requisitos 

 

Descargue el Formulario: DF-0101-A (Versión Excel)
 
Este formulario se debe presentar cuando suceda alguna de las siguientes situaciones:
 
  • Apertura de un establecimiento farmacéutico
  • Vencimiento del Certificado de Regencia
  • Traslado del establecimiento farmacéutico
  • Cambio de propietario
  • Cambio de nombre del establecimiento
  • Cambio de horario del establecimiento o de los regentes
  • Cambio o inclusión de regente (s)
  1. Leer detenidamente y seguir las instrucciones indicadas al dorso del formulario para llenarlo correctamente.
     
  2. Presentar el formulario sin tachones ni correcciones ni corrector. Se deben llenar todos los espacios correspondientes. 
     
  3. Si existe algún cambio (horarios, propietario, traslado del establecimiento, regentes, u otros), se debe hacer la modificación en el formulario. 
     
  4. Si hacen cambio de horario del establecimiento y el permiso de operación está vigente, deben traer el certificado original de operación. 
     
  5. El (los) regente(s) farmacéutico(s) registrado(s) en el formulario debe(n) contar con las cuotas de colegiatura al día y no debe(n) tener otra regencia registrada en el mismo horario, ni debe(n) exceder en doce horas su horario total de regencias por día. Pueden consultar con anterioridad la condición del regente al Departamento de Fiscalía al teléfono 2297-0676, ext. 105 o 106.
     
  6. Al consignar el horario del establecimiento y del regente, se debe verificar que ambos sean exactamente iguales. Si existe más de un regente, la suma total de las horas cubiertas por cada uno debe coincidir con el horario total del establecimiento.
     
  7. Si es un establecimiento privado y se encuentra a nombre de una sociedad debe venir especificado en la casilla #16, y su respectivo número de cédula jurídica en la casilla #17 (no se acepta el nombre y número del documento de identidad del representante legal). Si se encuentra a nombre de una persona física debe venir el nombre del (la) dueño (a) en la casilla #16. En el caso de los establecimientos farmacéuticos de la CCSS, siempre deben indicar como propietario a la CCSS y su respectivo número de cédula jurídica.
     

Documentos que debe anexar al formulario y que debe tener presente

 
  1. Únicamente para establecimientos privados: si el establecimiento está nombre de una sociedad deben presentar los documentos legales:
  • Personería Jurídica original y copia con un máximo de 3 meses de emitida, si son emitidas por un notario público o del Registro. Si son digitales, pueden presentar una copia únicamente y tienen 15 días naturales de vigencia.
  • Copia del documento de identidad del (los) representante (s) legal (es).
 
  1. Únicamente para establecimientos privados: si el establecimiento se encuentra a nombre de una persona física deben presentar la copia del documento de identidad del dueño (a). 
     
  2. En el caso de establecimientos privados el formulario debe venir autenticado (sello, timbre y firma del abogado). Si la autenticación la realiza un notario público debe realizarse en papel de seguridad con los datos de todos los firmantes (reforma al artículo 32 de los lineamientos para el ejercicio y control de servicios notarial). Se omite la autenticación únicamente si el (los) regente (s) y el (los) representante (s) legal (es) dejan los espacios de las firmas en blanco y se presentan a firmar de manera conjunta en presencia de Fiscalía. Si falta alguno de los mencionados anteriormente debe venir autenticado, de lo contrario no se recibirá. Recordar que, el formulario es una declaración jurada, y una vez autenticado no puede ser alterado.  En el caso de establecimientos de la CCSS no deben autenticar el documento.
     
  3. Si hay más de cinco regentes y se requiere un segundo formulario o si el formulario es impreso en dos hojas, en ambos casos los dos documentos deben estar autenticados. En el caso de los establecimientos farmacéuticos de la Caja Costarricense del Seguro Social, se omite la autenticación.
     
  4. En el caso de los establecimientos farmacéuticos de la Caja Costarricense del Seguro Social, debe firmar el formulario, el Director Médico como representante legal, con el sello de la Dirección Médica.
     
  5. En el caso de los establecimientos privados, verificar con anterioridad en la página electrónica de la CCSS (www.ccss.sa.cr) que el dueño del establecimiento, ya sea físico o jurídico, se encuentre al día con sus cuotas patronales, de lo contrario traer recibo de pago al día o certificación vigente emitida por la CCSS; sin dicho requisito no se recibirá el trámite. Esto según Acuerdo N° 366-2009 de la Junta Directiva: que el Departamento de Fiscalía incluya dentro de los requisitos de admisibilidad para la autorización de regencias farmacéuticas y de permisos de operación, estar al día en las cuotas patronales y obreras con la Caja Costarricense de Seguro Social. Lo anterior en cumplimiento del Artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS, reformado en la Ley de Protección al Trabajador. 
     
  6. En el caso en que el propietario del establecimiento farmacéutico privado, sea una persona física o jurídica, no esté inscrita como patrono ante la CCSS, deben responder la Guía Indagatoria de los Patronos, o Trabajadores Independientes, no Inscritos o Inactivos, como requisito para que el trámite pueda ser visto en la sesión de Junta Directiva, una vez aprobado el trámite, se le emiten certificados de regencia y operación provisionales por un período de dos meses, para que en ese lapso, adquieran la inscripción como patronos ante la CCSS.  Una vez obtenida la inscripción, deben presentarla en el Departamento de Fiscalía en conjunto con los certificados provisionales para que este Departamento le emita los certificados de regencia y operación definitivos. La Guía debe ser contestada mediante una nota que contenga:
     
Dirigida al Departamento de Fiscalía
Desarrollar cada uno de los puntos indicados en la Guía, de manera detallada.
Nombre y firma del (los) representante (s) legal (es). 
 

Recepción de la documentación

 
Una vez revisado el trámite en Fiscalía debe cancelar el rubro correspondiente al trámite administrativo para la regencia farmacéutica.
 
Si cumple con todos los requisitos, se le entrega una boleta de recibido de la documentación para trámite. Esta boleta no es válida para que el establecimiento inicie o continúe su op
eración. Esta boleta indica el día que deben venir por el certificado y es Indispensable para la entrega del mismo. Si por alguna razón, no tienen la boleta para retirar el certificado, deben traer una autorización firmada por el representante legal. Deben tomar en cuenta que si no vienen a retirar el certificado en la fecha indicada, 7 días hábiles después de dicha fecha, se les envía el certificado por Correos de Costa Rica a la dirección del establecimiento, registrada ante el Colegio de Farmacéuticos.
 
Para conocer el Procedimiento de apertura y traslado de una farmacia, ingrese al siguiente enlace:
 
 
 

 

Declaración jurada sobre horarios de regencia 

 
 

Declaración jurada para establecimientos de CCSS

 

 
Aplica cuando un (a) doctor (a) presenta más de una regencia según rol los mismos días en distintos establecimientos, comprometiéndose a que en ningún momento las regencias van a chocar o sobrepasar las 12 horas permitidas.
 
Requisitos
 
  • Debe venir llena en su totalidad.
  • Debe venir sin tachones, ni correcciones, ni corrector.
  • El regente debe anotar todos los establecimientos en los cuales presenta regencia ante el Colegio de Farmacéuticos.
  • Debe anotar el horario de cada uno de los establecimientos que regenta en días y horas. Se recomienda verificar el horario en el Certificado de Regencia para colocarlo correctamente y evitar su devolución. O bien, llamar a corroborar su (s) horario (s) de regencia al 2297-0676 ext. 105 o 106. 
  • La declaración jurada debe venir firmada y sellada por Dirección Médica del establecimiento para el cual se está presentando el trámite. Se debe adjuntar al formulario de regencia y presentar en conjunto en el Departamento de Fiscalía del Colegio de Farmacéuticos.
 

La declaración jurada para establecimientos privados

 

 
Aplica cuando un (a) doctor (a) presenta más de una regencia según rol los mismos días en distintos establecimientos, comprometiéndose a que en ningún momento las regencias van a chocar o sobrepasar las 12 horas permitidas.
 
Requisitos
 
  • Debe venir llena en su totalidad.
  • Debe venir sin tachones, ni correcciones, ni corrector. 
  • El regente debe anotar todos los establecimientos en los cuales presenta regencia ante el Colegio de Farmacéuticos.
  • Debe anotar el horario de cada uno de los establecimientos que regenta en días y horas. Se recomienda verificar el horario en el Certificado de Regencia para colocarlo correctamente y evitar su devolución. O bien, llamar a corroborar su (s) horario (s) de regencia al 2297-0676 ext. 105 o 106.
  • La Declaración Jurada debe venir autenticada por un abogado (sello, timbre y firma de abogado). Se debe adjuntar al formulario de regencia y presentar en conjunto en el Departamento de Fiscalía del Colegio de Farmacéuticos. 
     
 

Renuncias regencia

 
 
Requisitos
 
Descargue el Formulario:  Renuncia a regencia (Versión excel)
 
El (la) regente debe comunicar al propietario del establecimiento farmacéutico su decisión de renunciar. Por principios de orden y de respeto solicitamos que tomen en consideración el tiempo de ley establecido para el preaviso correspondiente que deba brindar al establecimiento.
 
Es obligación del (la) regente comunicar al Departamento de Fiscalía (preferiblemente 15 días antes de su salida definitiva) su renuncia. De igual forma, si su situación es de despido, debe comunicarla al Colegio en el momento en que se dé el mismo. La renuncia la puede efectuar de dos formas:
 
  • Puede llenar el formulario de renuncia (ver link de descarga arriba) y enviarlo por fax o por correo electrónico o presentarse al departamento de Fiscalía a llenarlo.
  • Puede presentar una carta por fax, correo electrónico o de manera personal, comunicando su renuncia, al departamento de Fiscalía. Esta debe contener:
  •      Dirigida al Departamento de Fiscalía.
  •      El nombre del establecimiento farmacéutico al cual renuncia o fue despedido.
  •      La fecha efectiva de la renuncia (último día laborado). 
  •      Nombre completo, firma, número del documento de identidad y código profesional del regente. 
     
Si por algún motivo el regente no comunica su renuncia al Colegio y el establecimiento no tiene como contactase con él, el dueño del establecimiento puede comunicar mediante una carta, que dicho (a) doctor (a) ya no labora para su empresa a partir de su último día laborado, poner su nombre completo, su firma y su número de documento de identidad. En el caso de los establecimientos farmacéuticos de la CCSS la Dirección Médica es quién firma y sella dicha carta.
 
Es importante tener presente que el regente está en la obligación de presentar su renuncia ante el Colegio, ya que esto lo libera de responsabilidades futuras de su profesión en dicho establecimiento.
 
Favor,  enviar las denuncias al correo: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
 

Sustituciones temporales

 
 
Descargue el Formulario:  Sustituciones temporales (Versión excel)
 
Se presenta cuando se dan las siguientes situaciones con el regente del establecimiento:
 
  • Vacaciones
  • Incapacidades
  • Licencia de maternidad
  • Ausencia temporal
     
Pueden presentarla de dos formas:
 
  • Por medio del formulario de sustituciones temporales del Colegio (ver link de descarga arriba).
  • Por medio de una carta dirigida al Departamento de Fiscalía donde indique la sustitución. Esta debe contener:
  •      Nombre del establecimiento farmacéutico para el cual labora y del cual se va a ausentar
  •      Fecha (s) o período durante el cual se va a ausentar y le van a sustituir en días y horas.
 
  •      Nombre completo, firma, número del documento de identidad y código del regente que se va a sustituir
  •      Nombre completo, firma, número del documento de identidad y código del (los) profesional (es) que va (n) a sustituir al regente durante su ausencia.
     
Requisitos
 
  • Los doctores (el que se ausenta y el (los) que sustituye(n)) deben encontrarse al día con sus colegiaturas.
  • El regente que va a realizar la sustitución no puede estar registrado como regente en ningún otro establecimiento con el mismo horario en que se realizará la sustitución y no debe exceder en doce horas su horario total de regencia diaria.
     
Se le comunicará telefónicamente las irregularidades encontradas en la sustitución y que debe corregir. Si a la fecha de la sustitución, no se cumple con los requisitos, la solicitud no procede. Si todo está correcto se acepta la sustitución.
 
Para su información el Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos Privados establece:
 
“ARTÍCULO 12 Es obligatorio que los dueños de establecimientos farmacéuticos privados comuniquen con 15 días de antelación al Colegio: cese de la regencia autorizada por el Colegio, cambio de razón social, vacaciones del regente y sustituto, traslado o cierre del establecimiento y compra-venta del establecimiento.” 
 
“ARTÍCULO 29 Cuando el regente debe ausentarse temporalmente de su cargo, ya sea por vacaciones o por cualquier motivo justo, informará por escrito previamente a la Fiscalía del Colegio, indicando quién será el sustituto y éste deberá comunicar la aceptación del cargo con todos los derechos y obligaciones.”
 
 
Favor, enviar las sustituciones temporales, al correo: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Requisitos para actualización del certificado de regencia

 

Se realiza este trámite cuando:
 
En un establecimiento farmacéutico, se presenta la renuncia de uno de los regentes que laboran allí, y no van a contratar a ningún regente, en sustitución del que dejó de laborar, si no que el (los) regente (s) que quedo (aron) activo (s), va (n) a cubrir la totalidad del horario del establecimiento aprobado por Junta Directiva.
 
Deben presentar una carta que contenga
 
  • Dirigida al Departamento de Fiscalía.
  • Solicitar la actualización del Certificado de Regencia, por renuncia presentada del (a) doctor (a) que corresponda.
  • Indicar que no van a hacer cambio de horario del establecimiento.
  • Si cambia el horario de alguno de los regentes, deben indicarlo, y anotar el nuevo horario asumido por el (los) regente (s).
  • Debe estar firmada por el (los) representante (s) legal (es) en el caso de los establecimientos privados y por la Dirección Médica en el caso de los establecimientos de la CCSS y por el (los) regentes, siempre y cuando les haya cambiado el horario de regencia. 
     
La actualización, no modifica el vencimiento del Certificado de Regencia, por lo tanto, si este permiso está próximo a vencerse, y consideran más conveniente realizar la renovación por vencimiento en lugar de la actualización lo pueden hacer.
 
Una vez revisado el documento en Fiscalía, debe cancelar el rubro correspondiente al trámite administrativo por actualización de regencia.
 
 

Requisitos para solicitar certificaciones de regencia

 

Se realiza este trámite cuando:
 
Un doctor (a), solicita que se le certifique por escrito, que labora o laboró como regente farmacéutico en uno o varios establecimientos y el período (s) en el (los) que regentó.
 
Requisitos
 
  1. Deben presentar una nota por fax, correo electrónico o de manera personal que contenga:
     
  • Dirigida al Departamento de Fiscalía
  • Nombre (s) del (los) establecimiento que solicita se le certifique
  • Especificar lo que solicita, si necesita solo el (los) nombre (s) de los establecimientos o si necesita también períodos de regencia en dicho (s) establecimiento (s).
  • Firma del doctor (a)
     
  1. De acuerdo a los registros encontrados, se le emite la certificación en un período de 3 a 10 días hábiles.
     
  2. Una vez emitida la certificación se notifica a la persona interesada para que la retire.  Se debe retirar de manera personal o por otra persona, con una autorización del solicitante de la certificación.
     
  3. Al retirar la certificación, debe cancelar el rubro correspondiente al trámite administrativo por certificación de regencia.
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