La actualización debe solicitarse en los casos en que el establecimiento cuanta con más de un regente y uno de ellos va a ser excluido de la regencia, sin embargo, cuentan con más regentes que, con el horario actualmente registrado pueden cubrir la totalidad del horario del establecimiento. La renovación de regencia se debe realizar cuando el certificado está por vencer o cuando existe en el establecimiento cualquier cambio que implique la renovación, por ejemplo: cambio de nombre comercial, cambio de propietario, traslado, cambio de regentes, cambio de horario, entre otros. La actualización es factible solicitarla si el Certificado actual de regencia no está próximo a vencer, de lo contrario se recomienda solicitar la renovación con el formulario y requisitos correspondientes ya que, con la actualización de regencia se emite un nuevo certificado, sin modificar la fecha de vencimiento.

Deben solicitar la actualización de regencia si el certificado no está próximo a vencer, de lo contrario se recomienda realizar la renovación por exclusión del regente.

Los certificados de regencia y operación no deben ser retirados físicamente, ya que estos se envían por correo electrónico con la firma digital de la Fiscal General, el jueves siguiente a la aprobación del permiso. Para no tener inconveniente con recibir el certificado, deben mantener los datos de correo electrónico debidamente actualizados.

Una vez que el establecimiento recibe el certificado, el establecimiento debe imprimirlo y colocarlo a la vista del público y deben tener disponible el que reciben por correo electrónico, ya que es el que solicitan las entidades, como válido, por ser firmado digitalmente. El (los) regente(s) debe(n) firmar de puño y letra, el certificado, en su espacio correspondiente.

Se debe presentar el Formulario de Cese de Regencia o puede hacerse la notificación mediante una carta con los datos correspondientes. El documento debe estar firmado por el farmacéutico y puede enviarse por correo electrónico con firma digital o que el doctor presente el documento en físico con firma de puño y letra. El despido también debe notificarse ante la Fiscalía del Colegio de Farmacéuticos por medio de la nota o formulario, ya que, se considera el documento de respaldo para inactivar la regencia registrada. Para llenar el formulario, puede copiar la información de acuerdo al Certificado de Regencia vigente.

Si, la notificación debe hacerse al no continuar laborando en el establecimiento para liberar el horario de regencia, independientemente que se trate de una renuncia o un despido del patrono.

En estos casos la persona que va a gozar de la licencia por maternidad es la dueña de la regencia, por lo tanto, es ella quien debe firmar el formulario de regencia y al mismo tiempo presentar el formulario correspondiente para la sustitución temporal, para que la regente incapacitada se libere de responsabilidades en el tiempo de su ausencia.

Deben enviar la sustitución de papel ya que es el procedimiento que tiene el Colegio establecido, además la norma indica que tanto el regente como el propietario deben informar al Colegio sobre ausencia del regente e indicar quien estar en su lugar.

Se puede realizar la sustitución, siempre y cuando envíen una nota firmada por el representante legal o jefatura de farmacia (en establecimientos de la CCSS) donde indique que no les correspondió laborar por rol, en la nota deben mencionar los datos del regente, nombre de establecimiento y las fechas y horario en que no le corresponde laborar según el rol.

Pueden realizar la sustitución siempre y cuando envíen la sustitución del establecimiento privado donde tiene regencia.

Para que la Fiscal General vise (sellar y firmar) el formulario de Fanal, el establecimiento debe estar inscrito y activo ante el Colegio de Farmacéuticos, además debe contar con los permisos vigentes y el formulario debe presentarse autenticado y la información registrada debe ser correcta.

La Rifa del Servicio Social se da dos veces al año, aproximadamente en Enero y Agosto de cada año, el período exacto para entrega de documentos lo define el Ministerio de Salud.

El tiempo de respuesta varía, si la información es sencilla de conseguir o de años muy recientes puede tardarse de 3 a 10 días hábiles, si la información no es pura y simple y se debe hacer lectura de actas o traer expedientes de Guardadocumentos, se podría tardar un mes o en caso necesario la Fiscalía podría solicitar al cliente que le otorgue más tiempo para continuar con la búsqueda de la información y poder emitir una respuesta.

Las personerías jurídicas digitales cuentan con una vigencia de 15 días naturales, las emitidas por el Registro Público (que no sean digitales) o por un notario público, cuentan con 3 meses de vigencia, desde la fecha de su emisión.

Para cualquier trámite de Fiscalía los documentos deben autenticarse siempre que las personas firmantes de los documentos no se presenten a firmar en presencia de Fiscalía.

Para los establecimientos de la CCSS, la autenticación se omite, únicamente se solicita el nombre, firma y sello de Dirección Médica o la Gerencia encargada en caso de droguerías o laboratorios en el espacio del representante legal.

De acuerdo a lo indicado por la Dirección Nacional de Notariado, si la autenticación la emite un notario público, debe hacerla en una hoja de seguridad adjunta al documento donde se encuentran las firmas, mencionando cada una de las personas a las cuales les está autenticando la firma, agregar el sellos y timbres correspondientes. Si la autenticación la emite un abogado, debe autenticar en el mismo formulario colocando el sello, la firma y los timbres correspondientes.