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Este trámite se presenta cuando se realiza un cambio en el propietario del establecimiento farmacéutico según como haya sido registrado (físico o jurídico), el cual puede ser de físico a físico, de jurídico a jurídico o de físico a jurídico (y viceversa). Si el establecimiento se encuentra registrado a nombre de una sociedad y lo que cambia son los representantes legales o la junta directiva, se considera un cambio interno de la sociedad y no deben tramitar un cambio de propietario. De igual manera, el cambio del nombre de la sociedad, sin que se modifique el número de cédula jurídica, tampoco procede como un cambio de propietario del establecimiento farmacéutico.
- 1. Los trámites pueden realizarse digitalmente, para ello deben de remitir los documentos requeridos al correo electrónico establecimientos@colfar.com . Debido a la validez legal de los documentos que son requisito para el trámite, se solicita que los trámites digitales (documentos firmados digitalmente) se presenten por correo electrónico y los trámites físicos (documentos con firma manuscrita) se presenten en original en la Recepción del Colegio de Farmacéuticos; para este caso, los firmantes deben firmar en presencia del funcionario que le recibe el trámite o presentar los documentos autenticados de manera correcta.
- 2. No se aceptan firmas digitales que tengan fecha anterior a un mes de la fecha de presentación de los documentos.
- 3. Es importante que, quienes cuenten con el certificado de firma digital previo a la firma del documento verifiquen que el estado de las firmas es válido; en caso de que, las firmas no se encuentren validadas pueden seguir el tutorial para el proceso de validación en el siguiente ENLACE si tiene el sistema operativo Windows y el siguiente ENLACE si tiene el sistema operativo Mac, para poder observar el tutorial debe de ingresar el número del certificado digital y darle continuar, la configuración que se realiza es para el programa de Adobe Acrobat DC.
- 4. No se recibirán documentos firmados digitalmente que no se encuentren validados. La validez de los documentos puede ser verificada por medio de la página de Central Directo
- 5. Todos los trámites de Regencia y Operación requieren de la correspondiente presentación de la factura del pago del monto administrativo emitida por la Unidad de Gestión Financiero Contable (Cajas) para su tramitación. Para solicitar la factura electrónica envíe los siguientes datos al correo cajas@colfar.com
- 5.1. Cédula física o jurídica
- 5.2. Nombre
- 5.3. Correo electrónico
- 5.4. Número de teléfono
- 5.5. Número de permiso de operación o nombre comercial del establecimiento en caso de aperturas)
- 6. Dentro de los 60 días naturales antes de la fecha en que expira el permiso de operación y/o regencia, el interesado deberá solicitar la renovación en la Unidad de Fiscalización de la Práctica Farmacéutica, por un nuevo período de dos años para el permiso de operación y un año para el de regencia.
- 7. La Unidad de Fiscalización de la Práctica Farmacéutica realizará la correspondiente denuncia ante la autoridad sanitaria de los establecimientos que no cuenten con el permiso de operación y/o regencias vigentes, de acuerdo con la legislación actual.
- 1. Trámites físicos: se entregará una boleta de confirmación de recibido para revisión con la fecha y firma del funcionario en ventanilla al momento de la recepción del trámite.
- 2. Trámites digitales: la notificación de recibido para revisión de cada trámite se realizará vía correo electrónico.
- 3. La notificación de trámite conforme y listo para ser trasladado a la aprobación por parte de la Junta Directiva, o la correspondiente prevención única de cada trámite se realizará vía electrónica al correo indicado en el formulario en un plazo máximo de diez (10) días hábiles posteriores a la confirmación de recibido del trámite, tanto para trámites que se presentaron de manera física como digital.
- 4. En el caso de que se realice la prevención única al trámite, esto suspende el cómputo del plazo de resolución al Colegio y se le otorga al solicitante 10 días hábiles, prorrogables por un plazo igual bajo solicitud por escrito del interesado, para dar respuesta a lo prevenido en el trámite.
- 4.1. Recibida la respuesta a la prevención, ésta será revisada y aprobada en el caso del cumplimiento de los puntos indicados en la prevención única.
- 5. En el caso de aperturas o traslados de Droguerías y Laboratorios se le solicitará los datos de contacto para realizar una visita, en la cual se verificará lo indicado en la normativa, por medio de las herramientas de fiscalización, si el establecimiento no cumple con la totalidad de los puntos fiscalizados el trámite no se presentará ante la Junta hasta ser subsanados en su totalidad.
- 6. Los trámites con los requisitos correctos y la visita efectuada, según aplique, serán presentados a la Junta Directiva para que esta emita el acuerdo correspondiente sobre la aprobación mediante la emisión de los certificados. En el caso de devolución por falta de cumplimiento de los requisitos, se le notificará vía correo electrónico.
- 7. En caso de que el trámite sea devuelto, el solicitante podrá recurrir al proceso de apelación ante la Junta Directiva, o puede iniciar la presentación de la solicitud como un nuevo trámite, requiriendo un nuevo pago del monto administrativo correspondiente, según detalle del monto indicado.
- Para este requisito no se requiere presentar un documento o declaración en particular. La revisión de patrono al día será llevada a cabo por el personal de la Unidad de Fiscalía una vez que el resto de requisitos hayan sido presentados por el establecimiento
- Si el nuevo propietario no se encuentra inscrito como patrono, se debe enviar la carta firmada por el propietario o el (los) representante(s) legal(es), en la cual se desarrollen los 5 puntos indicados en la siguiente Guía indagatoria de la CCSS para permisos de regencia y operación provisionales, con el fin de otorgar permisos de Regencia y/o Operación por dos meses, plazo en el cual, deben obtener la inscripción y presentarla a la Unidad de Fiscalización de la Práctica Farmacéutica, para emitir los permisos definitivos.
- Sobre este requisito no debe presentarse una certificación o documento como tal. La unidad de Fiscalía realizará la revisión del colegiado al día en su base de datos interna.
- DESCARGAR FORMULARIO
- 1. Se puede presentar por los siguientes medios:
- 1.1 Presentación de formularios en formato físico:
- 1.1.1. Si el trámite lo presenta el Representante legal y el Regente: se deben firmar los formularios en presencia del personal de Colegio.
- 1.1.2. Si el trámite lo presenta una persona distinta al representante legal y/o el Regente: se deben autenticar las firmas del Representante legal y del Regente (si la autenticación la emite un notario público debe ser en papel de seguridad adjunto a cada formulario mencionando la(s) firma(s) que autentica y adjuntando los timbres correspondientes). En caso de ser autenticada por un abogado se debe efectuar en el mismo formulario colocando firma y sello del abogado, junto con los timbres correspondientes (un timbre por cada firma).
- 1.2. Presentación de formularios en formato digital: se omite la autenticación, pero se deben enviar los documentos digitales con las respectivas firmas digitales de todos los regentes y del propietario o del representante legal. Verificar la validez de las firmas previo a su envío.
- DESCARGAR FORMULARIO
- 2.1. Presentación de formulario en formato físico:
- 2.1.1. Si el trámite lo realiza el Representante legal: se debe firmar el formulario en presencia del personal de Colegio y mostrar la cédula de identidad vigente y en buen estado al momento de la firma.
- 2.1.2. Si el trámite lo realiza una persona distinta al representante legal:se debe autenticar la firma del Representante legal (la autenticación la emite un notario público y debe ser en papel de seguridad adjunto a cada formulario mencionando la(s) firma(s) que autentica y adjuntando los timbres correspondientes).
- 2.2. Presentación de formulario en formato digital: se omite la autenticación, pero se deben enviar los documentos digitales con la respectiva firma digital del propietario o del representante legal. Verificar la validez de la firma previo a su envío.
- 3.1 Copia de la publicación en el diario oficial La Gaceta, con la fecha de la publicación donde se haga constar la compra-venta (se deben mencionar ambas partes, tanto el comprador como el vendedor y el nombre comercial del establecimiento). En caso de que no se cuente con la publicación, este requisito se puede sustituir presentando una copia del testimonio de escritura en el cual conste la compraventa; el cual, haya sido presentado en el Registro (sello de recibido).
- 1.1 Certificación de personería jurídicas emitidas por un notario: tienen vigencia de un mes. Las mismas pueden presentarse:
- 1.1.1 Con firma digital del notario:Cuando las personerías son emitidas por un notario y éste las firma digitalmente deben presentarse por correo electrónico, en formato digital.
- 1.1.2 Con firma física del notario: Cuando las personerías son emitidas por un notario y este las firma físicamente deben presentarse los documentos originales y entregarse en las instalaciones del Colegio.
- 1.2 Certificación de personería emitida por el Registro Nacional: tiene vigencia de 15 días naturales y se puede presentar:
- 1.2.1 Vía correo electrónico si la misma es emitida de manera digital.
- 1.2.2 De manera física si es emitida físicamente. En este caso debe entregarse en las instalaciones del Colegio.
- 1.3 Poder especial: En caso de que el firmante de los formularios no sea el representante legal, se debe presentar una certificación de poder especial indicando las acciones específicas que puede realizar el apoderado. La misma se puede presentar por las siguientes vías:
- 1.3.1 Certificación por notario: tienen vigencia de un mes
- 1.3.1.1 Con firma digital del notario: Cuando la certificación es emitida por un notario y éste la firma digitalmente debe presentarse por correo electrónico.
- 1.3.1.2 Con firma física del notario: Cuando la certificación es emitida por un notario y éste la firma físicamente debe presentarse el documento original y entregarse en las instalaciones del Colegio.
- 1.3.2 Certificación del Registro Nacional: tiene vigencia de 15 días naturales y se puede presentar:
- 1.3.2.1. Vía correo electrónico si la misma es emitida de manera digital.
- 1.3.2.2. De manera física si es emitida físicamente. En este caso debe entregarse en las instalaciones del Colegio.
- Se debe presentar una copia del documento de identidad vigente del nuevo y el anterior representante legal o apoderado por ambos lados.
- 3.1 Estas declaraciones deben ser emitidas por un notario público.
- 3.2 Si el documento es emitido de manera física se debe presentar en papel de seguridad, firmado y con los timbres de ley.
- 3.3 Si el documento es emitido de forma digital debe de venir firmado digitalmente por las partes interesadas y con los timbres de ley.
- 3.4 En ambos casos el documento debe mencionar el nombre de las sociedades con sus respectivas cédulas jurídicas, las calidades y números de documentos de identidad de los representantes legales o apoderados, según aplique, y el nombre comercial del establecimiento
- Presentar copia del documento de identidad vigente y por ambos lados del anterior y nuevo propietario del establecimiento farmacéutico.
- 2.1 Estas declaraciones deben ser emitidas por un notario público.
- 2.2 Si el documento es emitido de manera física se debe presentar en papel de seguridad, firmado y con los timbres de ley.
- 2.3 Si el documento es emitido de forma digital debe de venir firmado digitalmente por las partes interesadas y con los timbres de ley.
- 2.4En ambos casos el documento debe mencionar el nombre de las sociedades con sus respectivas cédulas jurídicas, las calidades y números de documentos de identidad de los representantes legales o apoderados, según aplique, y el nombre comercial del establecimiento
- 1. Presentar certificación de la personería jurídica vigente en original de la nueva o anterior sociedad propietaria del establecimiento farmacéutico.
- 2. Presentar copia legible del documento de identidad vigente del propietario físico (nuevo o anterior) y del (de los) representante(s) legal(es) o apoderado(s) de la nueva o anterior sociedad propietaria del establecimiento farmacéutico.
- 3. Presentar declaración jurada, en la cual conste la compraventa realizada.
- 4. Estas declaraciones deben ser emitidas por un notario público.
- 5. Si el documento es emitido de manera física se debe presentar en papel de seguridad, firmado y con los timbres de ley.
- 6. Si el documento es emitido de forma digital debe de venir firmado digitalmente por las partes interesadas y con los timbres de ley.
- 7. En ambos casos el documento debe mencionar el nombre de las sociedades con sus respectivas cédulas jurídicas, las calidades y números de documentos de identidad de los representantes legales o apoderados, según aplique, y el nombre comercial del establecimiento
- 1.Formulario de Actualización de Datos de Establecimiento: Presentarlo en casos donde deseen cambiar los datos de contacto.
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- 1. Cuando se presente un trámite por una fusión o absorción de sociedades, se debe cumplir con los mismos requisitos del cambio de propietario por compra-venta. En el caso de la declaración jurada, el contenido debe hacer constar el acto realizado y mencionar las partes con sus respectivos representantes legales y sus calidades. Este documento debe tener las mismas formalidades de la declaración jurada por compraventa.
- 2. Si lo que cambia es el nombre de la sociedad, sin modificar el número de cédula jurídica, y este cambio no coincide con la renovación de los permisos de regencia y/u operación, deben hacer la solicitud del cambio de los certificados de regencia y operación mediante una nota, la cual debe enviarse por correo electrónico con firma(s) digital(es) del (de los) representante(s) legal(es) o presentarse en físico, cuyo caso, debe venir firmada manuscritamente en original y autenticada, con la firma del (de los) representante(s) legal(es) (se omite la autenticación si el (los) firmante(s) se presenta(n) en el Colegio a firmar el documento). Se debe adjuntar a la nota una personería jurídica original o digital vigente; este trámite cuenta con un costo administrativo Ver Montos. Si deben hacer la renovación del (de los) permiso(s), el cambio se realiza en el mismo trámite sin tener que realizar la nota con la solicitud del cambio.